檔案丟失需進行補檔，也就是說，持有者需回到小學、初中、高中、大學及原工作單位，補齊相關證明材料，因為檔案未歸檔會影響到入黨、申學等，影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續辦理，也會影響到自己出國留學。如果有考公務員的意向，檔案必須保管好。
個人補辦檔案需先從中學開始辦理證明（補辦個人資料和手續，如入團手續、評語、成績單、中高考相關資料等）；再到大學補辦上大學期間的學籍、各科目考試成績等資料；到現就職單位補齊必要的錄用手續等。如果考慮換工作或者已經更換工作，當事人還需到曾就職單位，把在各單位工作的相關信息和資料補全。
學生的檔案包括學生登記表、畢業生登記表、成績單等。團員要有入團申請書，黨員要有入黨申請書以及相關材料。
當事人為湖南理工學院畢業生，則其檔案中還應有初高中學籍檔案材料（中考、高考的成績單、入學證明、畢業成績、畢業證明、德育考核等內容），大學畢業生畢業后如找到單位供職，并與單位簽訂就業協議的，需先去教委辦報到證，在單位供職者還需向單位申請開履歷證明信（包括身份信息、參加工作時間、轉正定級時間等）。
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