RFID智能檔案綜合管理系統(tǒng)是一款基于RFID技術(shù)為基礎(chǔ)的檢測(cè)、控制、跟蹤等智能化綜合管理系統(tǒng)，包括實(shí)體檔案管理、檔案室安全管理、檔案室環(huán)境管理、檔案室引導(dǎo)等功能。詳見山東東昀電子科技有限公司。

一、RFID技術(shù)原理

射頻識(shí)別，RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)，又稱無線射頻識(shí)別，是一種通信技術(shù)，可通過無線電訊號(hào)識(shí)別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。

從結(jié)構(gòu)上講RFID是一種簡單的無線系統(tǒng)，只有兩個(gè)基本器件，該系統(tǒng)用于控制、檢測(cè)和跟蹤物體。系統(tǒng)由一個(gè)詢問器和很多應(yīng)答器組成。

二、RFID實(shí)體檔案管理

1.傳統(tǒng)的檔案管理方式

檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長，存放次序較易被打亂，查閱耗時(shí)長，盤點(diǎn)操作不科學(xué)，對(duì)失效檔案的管理滯后，而且極易容易造成檔案丟失，耗時(shí)耗力卻得不到好的效果。

2.RFID實(shí)體檔案管理

利用RFID技術(shù)的物料跟蹤和自動(dòng)識(shí)別，給檔案管理帶來了自動(dòng)化和智能化。RFID檔案管理系統(tǒng)是由智能檔案密集柜、工作臺(tái)、盤點(diǎn)車、通道門、電子標(biāo)簽等多個(gè)智能化設(shè)施所構(gòu)成。

智能檔案密集柜摒棄了傳統(tǒng)的手動(dòng)式移動(dòng)方式和電動(dòng)移動(dòng)方式，通過微型主控電腦，顯示相關(guān)信息，對(duì)密集柜進(jìn)行開合，存取檔案更加便宜準(zhǔn)確，有效的減少不必要的麻煩。

智能工作臺(tái)是系統(tǒng)服務(wù)器所在處，集電子標(biāo)簽初始化，借閱，歸還，檔案信息錄入等于一體。由一個(gè)服務(wù)器主機(jī)，觸摸顯示器，讀寫器組成。

智能盤點(diǎn)車主要功能：電子標(biāo)簽掃描，檔案上架，檔案盤點(diǎn)，查漏補(bǔ)缺。

通道門主要功能：RFID標(biāo)簽掃描，非法出入報(bào)警。

電子標(biāo)簽主要分為檔案標(biāo)簽和檔案盒標(biāo)簽，用于智能系統(tǒng)的識(shí)別。

3.智能實(shí)體檔案管理邏輯。首先生成電子標(biāo)簽，通過對(duì)系統(tǒng)錄入檔案柜信息，檔案信息，按照相應(yīng)的邏輯關(guān)系生成數(shù)字編號(hào)，將數(shù)字編號(hào)逐個(gè)寫入電子標(biāo)簽中。其次建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，使用盤點(diǎn)車、工作臺(tái)將初始化完畢的電子標(biāo)簽進(jìn)行對(duì)應(yīng)關(guān)系的錄入，如檔案與檔案架標(biāo)簽的關(guān)系。再次操作標(biāo)簽，電子標(biāo)簽初始化完畢，建立對(duì)應(yīng)關(guān)系后即形成的基于RFID編碼的數(shù)字信息，通過掃描電子標(biāo)簽可快速的定位檔案以及檔案所在位置，可對(duì)檔案進(jìn)行借入、借出、銷毀，遠(yuǎn)程打開電動(dòng)密集架等操作。最后防盜警報(bào)，通道門實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)電子標(biāo)簽，當(dāng)未通過正常借閱流程的貼有電子標(biāo)簽的檔案靠近通道門時(shí)，通道門會(huì)發(fā)出警報(bào)，并通知系統(tǒng)中心，用戶可實(shí)時(shí)看到報(bào)警檔案的信息。

4.密集柜智能遠(yuǎn)程控制。通過手機(jī)端APP遠(yuǎn)程控制密集柜的開合、停止等操作。

三、檔案室安全管理

通過門禁，通道門，攝像頭，紅外等硬件對(duì)庫房進(jìn)行設(shè)防、撤防等操作。當(dāng)檔案室?guī)旆績?nèi)設(shè)防后檢測(cè)到非法闖入后隨即發(fā)出報(bào)警。將拍攝信息上傳系統(tǒng)。通過集成防火，防漏水等系統(tǒng)可對(duì)保證庫房內(nèi)檔案的安全。管理員可第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)漏點(diǎn)進(jìn)行有效措施。

管理人員通過庫房內(nèi)攝像頭可以庫房全局進(jìn)行實(shí)時(shí)查看。遠(yuǎn)程打開密集架等操作指令可通過攝像頭實(shí)時(shí)查看效果。

四、檔案室環(huán)境管理

  主要包括檔案室溫濕度、消毒凈化管理，燈光智能控制管理等。溫濕度、消毒凈化管理是指管理人員可以實(shí)時(shí)掌握庫房內(nèi)環(huán)境參數(shù)，實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)庫房溫度，通過加濕除濕一體機(jī)可以庫房進(jìn)行消毒，通風(fēng)等操作。燈光智能控制管理是指管理人員可實(shí)時(shí)控制庫房內(nèi)照明的開關(guān)，系統(tǒng)可設(shè)置對(duì)于照明時(shí)長的要求，自動(dòng)打開或關(guān)閉燈光。

五、檔案室引導(dǎo)

檔案室引導(dǎo)是指進(jìn)入檔案室查閱、調(diào)取檔案所按照程序應(yīng)當(dāng)必須經(jīng)過的步驟，需要經(jīng)過預(yù)約、系統(tǒng)管理員的審批、檔案管理員的查找調(diào)取、記錄等。

當(dāng)前智能信息化時(shí)代的洶涌來襲，對(duì)檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻(xiàn)就是要建設(shè)能夠適應(yīng)智能信息化時(shí)代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻(xiàn)就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案館。如果說檔案數(shù)據(jù)是“魚”，以往檔案工作模式則相當(dāng)于“池塘捕魚”，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門面對(duì)的檔案數(shù)量規(guī)模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當(dāng)于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設(shè)就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達(dá)到有效挖掘、整合、利用各互動(dòng)要素產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。檔案館在實(shí)施?RFID 技術(shù)以后，在同樣的數(shù)目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質(zhì)量會(huì)大大地提高。（東昀軟件）